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Associação Círculo Eborense

Description details

Record not reviewed.

Description level

Fonds Fonds

Reference code

PT/CE/ACE

Title type

Formal

Date range

1836 Date is certain to 2016 Date is certain

Dimension and support

31 Cx. (172 mç.; 121 cap.; 27 liv.; 1 cad.) 2 pt

Support

Tipos de suporte > Papel

Biography or history

A 3 de Março de 1836 era apresentado o Projeto de estatutos da Sociedade Círculo Eborense pela comissão encarregue da sua elaboração. A aprovação dos estatutos viria a ser publicada a 9 de janeiro de 1837 por alvará régio.

Desde 1837 até 2012 foram produzidas quatro reformas estatutárias. A primeira realizou-se em 1865, embora não disponhamos dos estatutos; a segunda data de 1880 e o documento manuscrito original integra o arquivo da Sociedade, havendo igualmente uma edição impressa, de 1916; a terceira reforma efetuou-se em 18 de maio de 1955, foi aprovada por alvará do Governador Civil em 17 de dezembro do mesmo ano e vários exemplares impressos integram o arquivo da Sociedade; a última reforma concretizou-se em 5 de maio de 2011 e foi aprovada por escritura pública de 5 de março do ano seguinte.

Na sua génese, o Círculo Eborense tinha como objetivo proporcionar a todos os sócios “uma honesta e instrutiva recreação”. Com esse fim disponibilizava um conjunto de espaços - gabinete de leitura, sala de jogos, sala de vaza, salas de bailes e de jantares - onde se podiam realizar diversas atividades, como ler as gazetas, livros, jornais nacionais e estrangeiros; jogar bilhar, xadrez, gamão e jogos de vaza; realizar saraus, bailes e jantares de convívio familiar e de sócios. Com as transformações sociais entretanto ocorridas, sobretudo durante o século XX, algumas destas atividades perderam relevo. No entanto, o Círculo conserva a sua matriz inicial de associação de lazer e sociabilidade.

Do ponto de vista da respetiva orgânica, o Círculo Eborense é composto por três órgãos: a Assembleia-Geral, a Direção e o Conselho Fiscal.

A Assembleia-Geral consiste na reunião de todos os sócios sob a jurisdição de um Presidente, um Vice-Presidente, dois secretários e os sócios.

Eram atribuições do Presidente convocar, presidir e regular os trabalhos da mesa da Assembleia, bem como nomear escrutinadores, assinar documentos relativos à assembleias-gerais, e dar posse à Direção e Conselho Fiscal.

A Mesa da Assembleia tinha competências para aprovar as propostas de joias e quotas, examinar e aprovar as contas de gerência da administração, autorizar ou rejeitar as propostas de despesas extraordinárias da Direção, ratificar ou não os Estatutos elaborados pela Direção.

A Direção era composta por um Presidente, um Vice-Presidente, dois secretários e um Tesoureiro. Com a reforma estatutária de 2012 passou a ser constituída por um Presidente, um Vice-Presidente, três vogais efetivos e três vogais suplentes.

Competia à Direção: cumprir os Estatutos da associação e executar as deliberações da Assembleia-Geral; elaborar e pôr em vigor regulamentos e ordens de serviço para a boa execução dos Estatutos; registar as propostas de sócios, as admissões de sócios e riscar os que deixarem de ser; registar as receções dos visitantes nos correspondentes livros; fixar a qualidade, os dias e o número de atividades, festas e reuniões a realizar; dirigir o pessoal de serviço, admitindo-o, fixando-lhe ordenados e exercendo o poder disciplinar; convidar para as atividades da associação as pessoas de reconhecida idoneidade que não sejam familiares de sócios; admitir, sob proposta de um sócio, a entrada na associação, na qualidade de sócios não efetivos, de pessoas forasteiras de reconhecida idoneidade; autorizar a frequentar a associação os sócios de clubes estrangeiros ou nacionais que se apresentem devidamente credenciados; organizar o Relatório e Contas da sua administração; autorizar, a pedido dos sócios e caso a caso, a utilização das instalações da associação para festas ou reuniões de carácter particular; dirigir o expediente geral da associação.

Com a alteração estatutária de 2012, as propostas de sócios efetivos passaram a ser escrutinadas por uma Comissão de Admissão constituída pelos membros dos órgãos associativos e pelos cinco sócios efetivos mais antigos desses órgãos

A Direção tinha sob sua alçada um mordomo que servia de intermediário para o bom funcionamento da associação. Este cargo existiu desde 1836 até, provavelmente, finais dos anos 80 do século XX.

Competia ao mordomo: tratar do aprovisionamento do bar, dos preparativos e equipamentos para a realização dos saraus e dos bailes; guarnecer e vender as cartas para os jogos; fornecer o material de jogo de bilhar, proceder ao registo de número de partidas jogadas e a respetiva cobrança; efetuar a arrecadação das quotas pagas no club, os pagamentos das despesas correntes, os depósitos bancários; zelar pela ordem interna da coletividade.

O Conselho Fiscal era constituído por um Presidente, um Vice-Presidente e um secretário. A sua atribuição era dar parecer sobre o Relatório e Contas de gerência das direções.

Após a reforma estatutária de 2012 este órgão viu alargadas as suas atribuições, competindo-lhe: zelar pelo cumprimento dos Estatutos; elaborar proposta de joia e de quotas; apreciar as reclamações apresentadas pelos sócios sobre qualquer ato ofensivo dos seus direitos; julgar os recursos interpostos pelos sócios em matéria disciplinar; requerer a convocação da Assembleia-geral quando considerasse conveniente; assistir, quando conveniente ou solicitado, às reuniões da Direção, nas quais tem voto consultivo.

Custodial history

A documentação do Círculo Eborense permaneceu sempre na posse do seu produtor. Esteve, segundo um inventário de 30 de Abril de 1976, na “sala do bilhar, no armário nº 2”, outrora Gabinete de Leitura, onde se encontravam “onze caixas de arquivos, diversos apontamentos e dossiers, e livros de escrituração da sociedade”.

A partir de 2012, segundo informações de membros diretivos, a documentação foi transferida para a sala da Direção no piso superior.

A documentação estava dispersa por mesas, caixas e cadeiras existentes na sala da direção, e em estantes de madeira numa outra sala anexa. Revelava uma total desorganização, ausência de qualquer instrumento de classificação, evidenciando uma sistemática manipulação casuística dos documentos que culminou em alguns casos por uma fragmentação e ordenação de documentos em função de interesses pontuais tratados.

A documentação avulsa mais antiga, em particular, apresentava um deficiente acondicionamento. Algumas pastas, que se encontravam identificadas nas lombada, não continham os respetivos documentos. Outras não apresentavam nenhuma identificação, verificando-se uma mistura de assuntos e de falta de ordenação. Somente uma parte da documentação das contas de gerência apresentava títulos de identificação nas pastas.

Há informação indireta extraída da documentação que nos comprova a perda ou desaparecimento de outra informação documental nomeadamente dois livros de atas das Assembleias-Gerais e eleições dos anos de 1836 e de 1854, um maço de estatutos impressos, um maço de cartas impressas para convites e dois inventários dos anos de 1840 e 1855.

Scope and content

O fundo do Círculo Eborense abrange documentação desde o período fundacional da instituição, 1836, até inícios do ano de 2016. Entre a documentação mais antiga pontuam alguns documentos de cariz regulamentar e organizacional, nomeadamente estatutos e atas da Direção e da Assembleia-Geral.

O acervo compõe-se essencialmente por documentação relativa à gestão financeira/ contabilística, gestão patrimonial, expediente e atividades da associação. Dentro da primeira, há que referir os Livros de contas de receita e despesa, Livro de Caixa, processos de contas de gerência, extratos de contas bancárias, orçamentos, caderneta de depósitos bancários, entre outros. Relativamente à gestão patrimonial, destacam-se os títulos de propriedades referentes aos contratos de aforamento e arrendamento dos edifícios do Círculo Eborense, inventário de bens móveis, certificados de garantia de equipamentos, projetos de obras e caderneta predial, etc. Quanto ao expediente, para além da correspondência geral recebida e expedida consta igualmente um livro copiador de correspondência. Em relação às atividades da associação destaca-se a seguinte documentação: as propostas de sócios; os livros de registo de propostas de sócios; as matrículas de sócios; os documentos de suporte à cobrança de quotas; as fichas de identificação de sócios e agregado familiar; os livros de registo de visitantes; as sanções disciplinares de sócios; os convites e participações de realização de bailes e jogos; as convocatórias de Assembleias-Gerais; os avisos informativos; os preçários de bar; os recibos de quotas e de jóias; os regulamentos de jogos; a lista de debutantes; o processo de subscrição de divida à família Moura Amaral; uma coleção de manuscritos de arranjos musicais elaborados para a orquestra que dinamizava os bailes de salão.

Arrangement

O Fundo encontra-se organizado em cinco secções, de acordo com critérios de reconstituição orgânico-funcional da instituição, que se subdividem em 29 séries, 2 documentos compostos e 2 simples, sendo estes níveis de descrição ordenados por maços, capilhas e pastas de forma numérica, que se encontram acondicionados em caixas de cartão acid-free, e sub-ordenados de forma cronológica no que se refere aos documentos que os integram.

Access restrictions

Documentação com reserva de posse e de consulta, sendo necessária autorização prévia por escrito da Direcção

Language of the material

Português

Physical characteristics and technical requirements

Uma parte do fundo respeitante a coleção de obras musicais encontra-se em mau estado de conservação.

Other finding aid

O arquivo da Associação do Círculo Eborense não possui nenhum instrumento de descrição para recuperação da informação.